Procedimentos para Cancelamento de Notas Fiscais.

1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

O cancelamento de nota fiscal poderá ocorrer por vários motivos, tais como erro no preenchimento, desfazimento da venda antes da saída das mercadorias do estabelecimento, entre outros.

Nesta oportunidade, faremos um breve comentário sobre os procedimentos a serem observados pelos estabelecimentos industriais e equiparados a industrial, caso procedam ao cancelamento de notas fiscais, observando as regras previstas no Regulamento do IPI, aprovado peloDecreto nº 7.212/10.

Importante ressaltar que a nota fiscal somente poderá ser cancelada antes da saída efetiva da mercadoria do estabelecimento, hipótese em que ainda não ocorreu o fato gerador do imposto.

2. CANCELAMENTO – PROVIDÊNCIAS

Quando a nota fiscal for cancelada, conservar-se-ão todas as suas vias no bloco ou sanfona de formulários contínuos, com declaração dos motivos que determinaram o cancelamento e referência, se for o caso, ao novo documento emitido (art. 404 do RIPI/10).

Observa-se que a ausência de qualquer uma das vias no bloco ou sanfona poderá levar o Fisco a supor que o documento fiscal cancelado surtiu os efeitos fiscais correspondentes, ou seja, que foi utilizado para acobertar saídas de mercadorias.

Na hipótese de documento copiado, far-se-ão os assentamentos no livro copiador, arquivando-se todas as vias do -documento cancelado.

3. NOTAS FISCAIS EMITIDAS POR PROCESSAMENTO DE DADOS

Havendo necessidade de cancelar as notas fiscais, depois de os formulários serem numerados pelo sistema, deverão ser adotados os procedimentos descritos no tópico 2, e todas as vias do documento fiscal deverão ser mantidas na sanfona de formulários contínuos, com declaração do motivo do cancelamento (art. 404 do RIPI/10).

3.1. Cancelamento de Formulários

Caso os formulários destinados à emissão dos documentos fiscais, numerados tipograficamente, forem inutilizados antes de serem numerados pelo sistema eletrônico de processamento de dados, estes deverão ser enfeixados em grupos uniformes de até 200 jogos, em ordem numérica sequencial, permanecendo em poder do estabelecimento emitente, pelo prazo de cinco anos, contado do encerramento do exercício de apuração em que ocorreu o fato. A mesma regra se aplica aos formulários, já numerados pelo sistema eletrônico de processamento de dados, que forem inutilizados por defeito na impressão, hipótese em que o próximo formulário poderá ter a mesma numeração da nota fiscal, dada pelo sistema ao formulário inutilizado (cláusula décima quarta, inciso V, do Convênio ICMS nº 57/95 e subitens 28.2 e 28.3 do Manual de Orientação anexo ao referido Convênio).

4. NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E), MODELO 55

Em prazo não superior a 24 horas, contado do momento em que foi concedida a Autorização de Uso da NF-e, o emitente poderá solicitar o cancelamento da respectiva NF-e, desde que não tenha havido a circulação da mercadoria ou a prestação de serviço (cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF nº 7/05).

A critério de cada Unidade Federada, em casos excepcionais, poderá ser recepcionado o pedido de cancelamento de forma extemporânea (parágrafo único da cláusula décima segunda do Ajuste SINIEF nº 7/05).

O cancelamento da NF-e será efetuado por meio do registro de evento correspondente.

O Pedido de Cancelamento de NF-e deverá atender ao leiaute estabelecido no Manual de Orientações do Contribuinte (MOC), versão 6.0, aprovado pelo Ato COTEPE nº 51/15 (cláusula décima terceira do Ajuste SINIEF nº 7/05).

O subitem 4.3 do Manual de Orientações do Contribuinte (MOC), Web Service – RecepcaoEvento – Cancelamento traz orientações para o cancelamento da NF-e.

A transmissão do pedido de cancelamento de NF-e será efetivada via internet, por meio de protocolo de segurança ou criptografia.

O pedido de cancelamento de NF-e deverá ser assinado pelo emitente com assinatura digital certificada por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), contendo o número do CPF ou CNPJ de qualquer dos estabelecimentos do contribuinte, a fim de garantir a autoria do documento digital.

A transmissão poderá ser realizada por meio de software desenvolvido ou adquirido pelo contribuinte ou disponibilizado pela administração tributária.

A cientificação do resultado do Pedido de Cancelamento de NF-e será feita mediante protocolo disponibilizado ao emitente, via internet, contendo, conforme o caso, a “chave de acesso”, o número da NF-e, a data e a hora do recebimento da solicitação pela administração tributária e o número do protocolo, podendo ser autenticado mediante assinatura digital gerada com certificação digital da administração tributária ou outro mecanismo de confirmação de recebimento.

O pedido de cancelamento da NF-e será efetuado por meio da geração de um arquivo XML específico para o cancelamento.

A estrutura XML contendo as mensagens de Entrada e de Retorno relativas ao evento cancelamento, constam dos subitens 4.3.1 e 4.3.2 do Manual de Orientações do Contribuinte (MOC), versão 6.0.

Da mesma forma que a emissão de uma NF-e de circulação de mercadorias, o pedido de cancelamento de NF-e também deverá ser autorizado pela SEFAZ.

As Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), modelo 55, canceladas, devem ser escrituradas, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente (§ 1º da cláusula décima oitava do Ajuste SINIEF nº 7/05).

5. CRÉDITO FISCAL – HIPÓTESE

Segundo o art. 240, inciso I e parágrafo único, do RIPI/10, é admitido ao contribuinte creditar-se do valor do imposto, já escriturado, no caso de cancelamento da respectiva nota fiscal, antes da saída da mercadoria.

Ocorrendo tal situação, o contribuinte deverá, ao registrar o crédito, em “Demonstrativo de Créditos”, no item 005 – Outros Créditos”, anotar o motivo deste na coluna “Observações” do livro Registro de Apuração do IPI (art. 240, parágrafo único, do RIPI/10).

Na Escrituração Fiscal Digital (EFD) ICMS/IPI, o lançamento será efetuado no campo 06 VL_OC_IPI – Valor de “Outros créditos” do IPI (inclusive estornos de débitos) do Registro E520, conforme Ajuste SINIEF nº 2/09, Ato COTEPE nº 9/08 e Guia Prático EFD ICMS/IPI.

Deverá ser apresentado, também, o Registro E530: AJUSTES DA APURAÇÃO DO IPI, para discriminar os ajustes lançados no campo “Outros Créditos”, do registro E520.

Nota Editorial
1ª) O Guia Prático da EFD ICMS/IPI encontra-se disponível no endereço eletrônico: www.receita.fazenda.gov.br, “Projetos”, “SPED Fiscal”, “Download”, “Guia Prático da EFD”.

2ª) O Ato COTEPE ICMS nº 39/16 alterou o Ato COTEPE nº 9/08 e aprovou a versão 2.0.20 do Guia Prático EFD ICMS/IPI.

3ª) O Ato COTEPE ICMS nº 48/17 disponibiliza orientações do Guia Prático EFD ICMS/IPI, versão 2.0.21, disponível no portal do SPED, a serem observadas a partir de 01/01/2018.

6. SAÍDA FICTA

Ocorre o fato gerador do IPI no quarto dia da data da emissão da respectiva nota fiscal, quanto aos produtos que até o dia anterior (terceiro dia da data de emissão) não tiverem deixado o estabelecimento do contribuinte (art. 36, inciso VI, do RIPI/10).

O Parecer Normativo nº 216/73 traz procedimentos sobre o assunto:

“Parecer Normativo CST nº 216,

de 26 de dezembro de 1973

01 – IPI

01.10 – Crédito

Na hipótese de ocorrência de saída ficta, não seguida de saída real do produto, deverá ser feito o cancelamento da nota fiscal. O débito do imposto correspondente, se escriturado, poderá ser estornado.

A superveniência de circunstância que frustre a saída real de produtos em relação aos quais já tenham ocorrido o fato gerador (art. 6º, § 1º, inciso IV do Decreto nº 70.162 de 18.02.72), como consequência da chamada saída ficta, determinará o cancelamento da nota fiscal. Além dessa providência, poderá ser estornado o débito do imposto correspondente, se já escriturado, conforme prescreve o artigo 33, inciso III do aludido estatuto legal.

2. Se à época do desfazimento da operação, apesar de ocorrida a saída ficta, não tiver ainda se materializado a escrituração do débito do imposto, será suficiente o simples cancelamento da nota fiscal.

3. É importante salientar que deverão ser declaradas na nota fiscal cancelada as razões determinantes do cancelamento”.